DFD (Data Flow Diagram) (part 3) Bentuk dan Syarat

Bentuk Data Flow Diagram

Terdapat dua bentuk DFD, yaitu Diagram Alur Data Fisik, dan Diagram Alur Data Logika. Diagram alur data fisik lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, sedangkan diagram alur data logika lebih menekankan proses-proses apa yang terdapat di sistem.

1. Diagram Alur Data Logika (DADL)

DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.

2. Diagram Alur Data Fisik (DADF)

DADF lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanan dari DADF adalah bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual.

Untuk memperoleh gambaran bagaimana sistem yang ada diterapkan, DADF harus memuat :

1. Proses-proses manual juga digambarkan.
2. Nama dari alur data harus memuat keterangan yang cukup terinci untuk menunjukkan bagaimana pemakai sistem memahami kerja sistem.
3. Simpanan data dapat menunjukkan simpanan non komputer.
4. Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya apakah secara manual atau komputerisasi. Secara manual misalnya dapat menunjukkan buku catatat, meja pekerja. Sedang cara komputerisasi misalnya menunjukkan file urut, file database.
5. Proses harus menunjukkan nama dari pemroses, yaitu orang, departemen, sistem komputer, atau nama program komputer yang mengakses proses tersebut.

Syarat Pembuatan Data Flow Diagram

Syarat pembuatan DFD ini akan menolong profesional sistem untuk menghindari pembentukkan DFD yang salah atau DFD yang tidak lengkap atau tidak konsisten secara logika. Beberapa syarat pembutan DFD dapat menolong profesional sistem untuk membentuk DFD yang benar, menyenangkan untuk dilihat dan mudah dibaca oleh pemakai.

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD
2. Pemberian nomor pada komponen proses
3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat
4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit
5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

1. Pemberian Nama untuk Tiap komponen DFD

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, komponen terminator mewakili lingkungan luar dari sistem, tetapi mempunyai pengaruh terhadap sistem yang sedang dikembangkan ini. Maka agar pemakai mengetahui dengan lingkungan mana saja sistem mereka berhubungan, komponen terminator ini harus diberi nama sesuai dengan lingkungan luar yang mempengaruhi sistem ini. Biasanya omponen terminator diberi nama dengan kata benda.

Selanjutnya adalah komponen proses. Komponen proses ini mewakili fungsi sistem yang akan dilaksanakan atau menunjukkan bagaimana fungsi sistem dilaksanakan oleh seseorang, sekelompok orang atau

mesin. Maka sangatlah jelas bahwa komponen ini perlu diberi nama yang tepat, agar siapa yang membaca DFD khususnya pemakai akan merasa yakin bahwa DFD yang dibentuk ini adalah model yang

akurat.

Pemberian nama pada komponen proses lebih baik menunjukkan aturan-aturan yang akan dilaksanakan oleh seseorang dibandingkan dengan memberikan nama atau identitas orang yang akan melaksanakannya. Ada dua alasan mengapa bukan nama atau identitas orang (yang melaksanakan fungsi sistem) yang digunakan sebagai nama proses, yaitu :

1. Orang tersebut mungkin diganti oleh orang lain saat mendatang, sehingga bila tiap kali ada pergantian orang yang melaksanakan fungsi tersebut, maka sistem yang dibentuk harus diubah lagi.
2. Orang tersebut mungkin tidak melaksanakan satu fungsi sistem saja, melainkan beberapa fungsi sistem yang berbeda. Daripada menggambarkan beberapa proses dengan nama yang sama tetapi artinya berbeda, lebih baik tunjukkan dengan tugas/fungsi sistem yang sebenarnya akan dilaksanakan.

Karena nama untuk komponen proses lebih baik menunjukkan tugas/fungsi sistem yang akan dilaksanakan, maka lebih baik pemberian nama ini menggunakan kata kerja transitif. Pemberian nama untuk komponen data store menggunakan kata benda, karena data store menunjukkan data apa yang disimpan untuk kebutuhan sistem dalam melaksanakan tugasnya. Jika sistem sewaktu-waktu membutuhkan data tersebut untuk melaksanakan tugasnya, maka data tersebut tetap ada, karena sistem menyimpannya. Begitu pula untuk komponen alur data, namanya lebih baik diberikan dengan menggunakan kata benda. Karena alur data ini menunjukkan

data dan infiormasi yang dibutuhkan dan yang dikeluarkan oleh sistem dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Pemberian Nomor pada Komponen Proses

Biasanya profesional sistem memberikan nomor dengan bilangan terurut pada komponen proses sebagai referensi. Tidak jadi masalah bagaimana nomor-nomor proses ini diberikan. Nomor proses dapat diberikan dari kiri ke kanan, atau dari atas ke bawah, atau dapat pula dilakukan dengan pola-pola tertentu selama pemberian nomor ini tetap konsisten pada nomor yang dipergunakan.

Nomor-nomor proses yang diberikan terhadap komponen proses ini tidak dimaksudkan bahwa proses tersebut dilaksanakan secara berurutan. Pemberian nomor ini dimaksudkan agar pembacaan suatu proses dalam suatu diskusi akan lebih mudah dengan hanya menyebutkan prosesnya saja jika dibandingkan dengan menyebutkan nama prosesnya, khususnya jika nama prosesnya panjang dan sulit.

Maksud pemberian nomor pada proses yang lebih penting lagi adalah untuk menunjukkan referensi terhadap skema penomoran secara hirarki pada levelisasi DFD. Dengan kata lain, nomor proses ini merupakan dasar pemberian nomor pada levelilasi DFD.

3. Penggambaran DFD sesering mungkin

Penggambaran DFD dapat dilakukan berkali-kali sampai secara teknik DFD itu benar, dapat diterima oleh pemakai, dan sudah cukup rapih sehingga profesional sistem tidak merasa malu untuk menunjukkan DFD itu kepada atasannya dan pemakai.

Dengan kata lain, penggambaran DFD ini dilakukan sampai terbentuk DFD yang enak dilihat, dan mudah dibaca oleh pemakai dan profesional sistem lainnya. Keindahan penggambaran DFD tergantung pada standar-standar yang diminta oleh organisasi tempat profesional sistem itu bekerja dan perangkat lunak yang dipakai oleh profesional sistem dalam membuat DFD.

Penggambaran yang enak untuk dilihat dapat dilakukan dengan memperhatikan hal-hal berikut ini :

• Ukuran dan bentuk proses. Beberapa pemakai kadang-kadang merasa bingung bila ukuran proses satu berbeda dengan proses yang lain. Mereka akan mengira bahwa proses dengan ukuran yang lebih besar akan diduga lebih penting dari proses yang lebih kecil. Hal ini sebenarnya hanya karena nama proses itu lebih panjang dibandingkan dengan proses yang lain. Jadi, sebaiknya proses yang digambarkan memiliki ukuran dan bentuk yang sama.
• Alur data melingkar dan alur data lurus. Alur data dapat digambarkan dengan melingkar atau hanya garis lurus. Mana yang lebih enak dipandang tergantung siapa yang akan melihat DFD tersebut.
• DFD dengan gambar tangan dan gambar menggunakan mesin. DFD dapat digambarkan secara manual atau dengan menggunakan bantuan mesin, tergantung pilihan pemakai atau profesional sistem.

4. Penghindaran Penggambaran DFD yang rumit

Tujuan DFD adalah untuk membuat model fungsi yang harus dilaksanakan oleh suatu sistem dan interaksi antar fungsi. Tujuan lainnya adalah agar model yang dibuat itu mudah dibaca dan dimengerti tidak hanya oleh profesional sistem yang membuat DFD, tetapi juga oleh pemakai yang berpengalaman dengan subyek yang terjadi. Hal ini berarti DFD harus mudah dimengerti, dibaca, dan menyenangkan untuk dilihat.

Pada banyak masalah, DFD yang dibuat tidak memiliki terlalu banyak proses (maksimal enam proses) dengan data store, alur data, dan terminator yang berkaitan dengan proses tersebut dalam satu

diagram. Bila terlalu banyak proses, terminator, data store, dan alur data digambarkan dalam satu DFD, maka ada kemungkinan terjadi banyak persilangan alur data dalam DFD tersebut. Persilangan alur data ini menyebabkan pemakai akan sulit membaca dan mengerti DFD yang terbentu. Jadi semakin sedikit adanya persilangan data pada DFD, maka makin baik DFD yang dibentuk oleh profesional sistem. Persilangan alur data ini dapat dihindari dengan menggambarkan DFD secara bertingkat-tingkat (levelisasi DFD), atau dengan menggunakan pemakaian duplikat terhadap komponen DFD.

Komponen DFD yang dapat menggunakan duplikat hanya komponen store dan terminator. Pemberian duplikat ini juga tidak dapat diberikan sesuka profesional sistem yang membuat DFD, tetapi makin sedikit pemakaian duplikat, makin baik DFD yang terbentuk. Pemberian duplikat terhadap data store dilakukan dengan memberikan simbol garis lurus (x) atau asterik (*), sedangkan untuk terminator menggunakan simbol garis miring (/) atau asterik (*). Banyaknya pemberian simbol duplikat pada duplikat yang digunakan tergantung banyaknya duplikat yang digunakan.

5. Penggambaran DFD yang Konsisten

Penggambaran DFD harus konsisten terhadap kelompok DFD lainnya. Profesional sistem menggambarkan DFD berdasarkan tingkatan DFD dengan tujuan agar DFD yang dibuatnya itu mudah dibaca dan dimengerti oleh pemakai sistem. Hal ini sesuai dengan salah satu tujuan atau syarat membuat DFD.